Centre de signalement des infractions

Hubo België et ses sociétés affiliées (ci-après "Hubo") veillent au respect de la législation dans le cadre de leurs activités commerciales.

Hubo souhaite donc permettre à toutes les personnes qui pensent avoir connaissance de suspicions d'infractions à la loi en rapport avec les activités de Hubo de les signaler.

À cette fin, Hubo a mis en place un ‘centre de signalement interne des infractions’ qui vous permet, en tant que notificateur, de signaler toute infraction de manière confidentielle et vous offre la garantie que ces signalements seront traités de manière correcte et soignée.

Toute personne qui, dans un contexte professionnel, a obtenu des informations sur des infractions aux lois énumérées ci-dessous relatives aux activités commerciales de Hubo, peut faire un signalement.

Cela comprend notamment : les employés ; les travailleurs intérimaires et les étudiants jobistes ; les contractants et les sous-traitants ; les personnes fournissant à titre indépendant des services à Hubo ou à l'une de ses sociétés affiliées, telles que les consultants, les fournisseurs, les stagiaires (rémunérés ou non) et les bénévoles.

Vous pouvez signaler des infractions concernant :

• les marchés publics ;
• les services, produits et marchés financiers, la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme ;
• la sécurité et la conformité des produits ;
• la sécurité des transports ;
• la protection de l'environnement ;
• la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux ;
• la santé publique ;
• la protection des consommateurs ;
• la protection de la vie privée et des données personnelles, et la sécurité des réseaux et des systèmes d'information ;
• la lutte contre la fraude fiscale et sociale.

Vous pouvez également signaler des infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne ou des infractions relatives au marché intérieur.

Les informations relatives à l'infraction ne doivent pas nécessairement avoir été obtenues pendant la relation de travail, elles peuvent également avoir été obtenues après la cessation de la relation de travail ou pendant le processus de recrutement ou d'autres actes pré-contractuels ou post-contractuels.

Ce canal n'est pas destiné à répondre à des questions ou à fournir des informations sur les produits ou services de Hubo, ni à exprimer des réclamations relatives à des commandes en cours ou à des achats effectués. Pour cela, vous pouvez contacter à tout moment notre service clientèle.

Les infractions peuvent être signalées par écrit en envoyant un e-mail à l'adresse [email protected].

La notification doit contenir le plus d'informations possible et être suffisamment détaillée pour permettre à Hubo de mener une enquête approfondie sur les infractions présumées. Dans la mesure du possible, le message contiendra donc au moins les informations suivantes :

• votre nom et votre relation avec Hubo, ainsi que vos coordonnées ;
• la date, l'heure et le lieu de l'événement ou des événements que vous souhaitez rapporter ;
• une description détaillée de l'événement ou des événements, ainsi que votre éventuel rôle ou implication ou la manière dont ils ont été portés à votre connaissance ;
• les noms et fonctions des personnes concernées ou des informations permettant de les identifier ;
• votre relation avec la(les) personne(s) concernée(s) ;
• les noms d'autres personnes, le cas échéant, qui peuvent corroborer les faits rapportés ;
• toute preuve ou tout document utile que vous possédez en rapport avec la notification ;
• toute autre information ou élément permettant de vérifier les faits.

Hubo a nommé un responsable des signalements qui traitera votre signalement de manière indépendante, prudente, confidentielle et professionnelle.

Dans les 7 jours suivant la réception de la notification, le responsable vous enverra un accusé de réception de votre signalement.

Le responsable des signalements mènera soigneusement les enquêtes nécessaires pour vérifier si les infractions présumées relèvent de l'application des règlements et si elles sont justifiées ou non. Si nécessaire, il pourra vous poser des questions ou vous demander de fournir des informations complémentaires concernant votre signalement.

Toutes les enquêtes sont menées par le responsable des signalements dans le respect des principes d'impartialité et de confidentialité. Votre identité en tant que notificateur ou toute information permettant de déduire directement ou indirectement votre identité ne sera en aucun cas divulguée, sauf dans les cas exceptionnels prévus par la loi. L'adresse électronique mentionnée ci-dessus à laquelle les signalements sont envoyés n'est accessible qu'aux personnes au sein de Hubo qui, au nom de Hubo et de ses sociétés affiliées, ont été désignées comme responsables des signalements.

Dans un délai raisonnable et au plus tard dans les trois mois suivant l'accusé de réception, vous recevrez un retour d'information sur votre signalement de la part du responsable des signalements. Ce retour d'information comprendra soit des informations sur les mesures prévues ou prises en guise de suivi ainsi que les raisons de ce suivi si le signalement a été jugé fondé, soit, si le signalement a été jugé infondé, les raisons pour celle-ci est classé sans suite.

Si vous effectuez un signalement dans le cadre de la législation, vous êtes protégé contre d'éventuelles représailles (telles que, mais sans s'y limiter, licenciement, a résiliation (anticipée ou non) de la convention, changement de fonctions, sanctions financières, etc.), à condition que vous ayez effectué le signalement de bonne foi, c'est-à-dire que vous aviez des motifs raisonnables de croire que les informations relatives à l’infraction (ou aux infractions) étaient correctes au moment de la notification (même si l’infraction présumée n'est pas prouvée par la suite).

Sont également protégés :

• les facilitateurs ;
• les tiers liés à vous, tels que les membres de votre famille, vos collègues, ... ;
• les entités juridiques que vous possédez, pour lesquelles vous travaillez ou avec lesquelles vous êtes associé dans un contexte professionnel.

En revanche, si vous faites un signalement de mauvaise foi, c'est-à-dire un signalement qui contient des allégations délibérément fausses ou non fondées, ou si vous faites un signalement dans le seul but de diffamer ou de nuire à Hubo ou à ses sociétés affiliées, vous ne bénéficierez d'aucune protection. 

Outre le canal de signalement interne, vous avez la possibilité, en tant que notificateur, de signaler des infractions (présumées) à l'autorité compétente chargée de recevoir et d'examiner les signalements (canal de signalement externe).

Les modalités de notification externe dépendent de l'autorité compétente. Il est recommandé pour cela de consulter le site web de l'autorité compétente.

À moins que vous n'ayez fait votre signalement de manière anonyme, nous devons traiter vos données personnelles dans le cadre de l'enquête et du traitement de la notification.

Pour plus d'informations sur la manière dont nous traitons les données à caractère personnel, veuillez consulter notre privacy statement.